Las alcaldías tienen la responsabilidad de asignar adecuadamente recursos e implementar proyectos de diversa naturaleza orientados al cumplimiento de su Plan de Desarrollo Municipal. Al iniciarse el proceso de fortalecimiento de la Alcaldía de Pasto en el marco del Proyecto de Desarrollo Territorial en Nariño (PDT Nariño), se identificó la necesidad y la voluntad de dicha entidad de modernizar y optimizar los procesos de gestión de proyectos, y a la par una limitada dotación de recursos humanos y presupuestales para llevarlo a cabo. El sistema de gestión de proyectos era manual y la alineación entre los avances de los proyectos y el cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal (PDM) se hacía con una periodicidad anual, dificultándose la eficiencia de la gestión municipal. La radicación de los proyectos en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) era un proceso dispendioso y estaba bajo responsabilidad exclusiva de la Secretaría de Planeación de la Alcaldía. También se evidenciaban dificultades de gestión en la asignación de recursos debido a que la información de seguimiento de metas del PDM se generaba a finales de año únicamente, lo que no permitía reorientar proyectos a tiempo.
Con el fin de optimizar los procesos internos de la Alcaldía y mejorar la eficacia y eficiencia de su desempeño, el PDT Nariño priorizó en sus diversas líneas de acción con dicha Administración municipal el fortalecimiento de capacidades, procesos y herramientas en términos de gestión de proyectos y de sistematización de la medición de avance de metas del PDM. El PDT Nariño proporcionó acompañamiento técnico para diseñar nuevos procesos de tratamiento de datos y radicación de proyectos, construyendo de forma participativa con el personal de la Alcaldía el aplicativo BPIN-Planea, una interfaz que consolida y articula datos clave sobre los proyectos municipales y su implementación, delimita responsabilidades de gestión dentro de la Alcaldía, genera los formatos nacionales (Sistema de Información de Proyectos-SIPRO, Metodología General Ajustada-MGA) y mide los avances en el alcance de los objetivos del Plan de Desarrollo Municipal de Pasto. Para facilitar la apropiación completa del aplicativo y poner en marcha los nuevos procesos internos de la Alcaldía, se están formando los equipos de diferentes secretarias (21 personas hasta el momento), para que puedan proporcionar información relevante al aplicativo, operarlo y tener autonomía suficiente para adaptarlo a potenciales cambios asociados a próximos planes de desarrollo municipal.
El BPIN-Planea está todavía en etapa de prueba y de apropiación; sin embargo, el proceso de fortalecimiento de capacidades y prácticas de gestión interna y la construcción conjunta del aplicativo, ya han permitido canalizar la información y optimizar los flujos de datos entre las distintas Secretarias: todas las Secretarías se encargan de recopilar la información necesaria, la Oficina Banco de Proyectos la revisa, y la viabilidad final del proyecto se define desde la Secretaría de Planeación en conjunto con la Secretaría de Hacienda para la asignación presupuestal. Se han estandarizado los plazos de cada etapa del tratamiento del proyecto (revisión y ajustes, concepto de viabilidad, atribución presupuestal, entre otros) y se notifica sistemáticamente la etapa y plazos en que se encuentra el proyecto. Todo esto ha conllevado una reducción de los tiempos de radicación y atribución de concepto de viabilidad de los proyectos de alrededor del 40%, según la Secretaria de Planeación de la Alcaldía.
“Antes todos los procesos que llevábamos a cabo eran manuales, el sistema nos moderniza todos los procesos de radicación, viabilidad y monitoreo de proyectos. Así somos más eficientes en tiempo, y en desgaste de papel que es un ahorro también”, explica la Jefa de la Oficina Banco de Proyectos de la Alcaldía de Pasto. Además, el tratamiento manual de datos podía conllevar errores o imprecisiones, y la sistematización del tratamiento de la información disminuye considerablemente el riesgo de incongruencias en las mediciones de eficiencia.
Por otro lado, también se ha modificado la frecuencia de medición de avance en las metas del PDM, pasando de anual a mensual. La accesibilidad a una información cabal y actualizada mensualmente sobre los proyectos municipales genera una visión integral y al día de los avances del PDM, contribuyendo al mejoramiento de la gestión y distribución de recursos. Los avances mensuales respecto al cumplimiento del PDM posibilitan poner a disposición del Alcalde en tiempo y forma la información necesaria para orientar o reorientar las decisiones de inversión de la Alcaldía vinculadas a los diferentes sectores (salud, educación, gestión territorial, desarrollo comunitario) como lo explica la Jefa de la Oficina de Gestión Institucional de la Alcaldía de Pasto:
“El nuevo modelo de seguimiento al plan de desarrollo nos permite generar alertas de manera oportuna a más frecuencia. Cada dependencia debe entregar sus avances mensuales alineados con las metas del Plan de Desarrollo y miramos con ellas que está fallando y como hacemos para enfrentarlo. Fortalecer el seguimiento mensual al principio fue muy difícil, hubo mucho rechazo. Pero hoy en día lo ven muy útil, ya no tenemos que correr entre las dependencias, cada una envía sus informaciones a tiempo”.
La mejora de los procesos de radicación, análisis de viabilidad y seguimiento de los proyectos de inversión favorece una mayor eficiencia y eficacia del desempeño de la Alcaldía y una mayor transparencia en la gestión, facilitando la rendición de cuentas ante instituciones públicas como el Departamento Nacional de Planeación (DNP). En 2022, la Alcaldía de Pasto obtuvo el Índice de Eficacia de cumplimiento[1] de su PDM más alto entre las ciudades intermedias del país, alcanzando el 99,79%, porcentaje que supone un incremento significativo respecto al alcanzado en 2019 (84,59%).
Esta reseña de caso, que contribuye al Pilar 5 del Fondo Europeo para la Paz: Presencia legitimadora del Estado y Gobernanza local, fue publicada en el XVI Informe de seguimiento del Fondo Europeo para la Paz (octubre – diciembre de 2022), y refleja algunos de los logros del proyecto PDT Nariño, ejecutado por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo – AECID, en consorcio con la Red de Agencias de Desarrollo Local – Red Adelco, la Gobernación de Nariño, y las Alcaldías de Pasto, Ipiales y Tumaco. El texto está basado en documentación facilitada por el proyecto y en entrevistas a miembros de su equipo y a actores clave del proceso, algunos de cuyos testimonios se recogen en cursiva.
Sobre el Fondo Europeo para la Paz
El Fondo Europeo para la Paz es un mecanismo de cooperación de la Unión Europea creado para acompañar al gobierno colombiano en la implementación del Acuerdo de Paz, con énfasis en el Punto 1 de Desarrollo Rural Integral y Punto 3 en lo que concierne a la reincorporación de la población excombatiente de las FARC-EP a la vida civil. En el marco del Fondo se han puesto en marcha 31 intervenciones mediante las cuales se pretende contribuir a la reconciliación de la sociedad colombiana, a la reincorporación social y económica de excombatientes, a la equidad de género y la inclusión de sectores vulnerables de la población, al desarrollo rural sostenible e incluyente, y a la presencia legitimadora de Estado y la gobernanza local. La cobertura geográfica de las diferentes acciones del Fondo abarca 26 departamentos y 150 municipios del país.
[1] El Índice de Eficacia es un indicador creado por el Departamento Nacional de Planeación que mide el avance físico de las metas de los planes de desarrollo municipales, departamentales o del nacional, ponderado por los niveles de avance financiero ejecutados.